Stel je voor: bij een bezuinigingsslag heb je veel personeel ontslagen en hun werk geoutsourcet naar een lagelonenland. Bij een audit blijkt dat ze daar veel privacy- en AI-regels overtreden. Je hebt nu een probleem omdat je ergens een verkeerde beslissing nam.
Cross-functionele governance voorkomt zoveel mogelijk dat je in dergelijke situaties terechtkomt. Het verbetert beslissingsprocessen waardoor je ook bij problemen snel weer orde op zaken stelt.
Wat is cross-functionele governance?
De zakelijke wereld verandert snel. Daarom is het cruciaal om op elk moment snel en effectief te kunnen reageren. Met cross-functionele governance integreer je verschillende bedrijfsfuncties en afdelingen binnen besluitvormingsprocessen. De voordelen hiervan zijn:
- Verbeterde besluitvorming. Stroomlijnen van besluitvormingsprocessen. Meer transparantie tussen de afdelingen.
- Meer innovatie. Beter inspelen op interne of externe invloeden zoals marktveranderingen en nieuwe kansen.
- Grotere efficiëntie. Meer flexibiliteit en grotere productiviteit. Een sterkere en meer samenhangende bedrijfsstrategie.
Cross-functionele governance implementeren
Het implementeren van cross-functionele governance kost aanvankelijk wat tijd, maar als het er eenmaal staat, bespaart het juist tijd. Wat zijn de stappen hiervoor?
1. Breng de processen in beeld
Maak een flowchart van elk proces binnen het bedrijf en een flowchart die laat zien hoe al deze processen al dan niet met elkaar verbonden zijn. Update deze documentatie bij de kleinste verandering en zet de update-datum op het document. De procesflows laten zien hoe beslissingen van een afdeling van invloed zijn op de rest van de organisatie.
2. Richt een cross-functionele stuurcommissie op
Wijs een verantwoordelijke aan voor elke afdeling of discipline om in de commissie plaats te nemen voor overleg. Het is hier belangrijk dat de afgevaardigde aan de andere leden van de commissie duidelijk uit kan leggen wat er op de eigen afdeling gebeurt. Transparantie tussen de afdelingen is cruciaal voor een goede besluitvorming.
3. Zorg voor toegang tot informatie en tools
Houd alle informatie bij elkaar en zorg dat iedereen de juiste rechten heeft om informatie te bewerken of toe te voegen. Laat mensen niet eindeloos zoeken naar de juiste bestanden en zorg dat iedereen over de laatste versie beschikt van documenten en programma’s.
4. Zorg voor een platform
Stuur geen mailtjes rond, maar zorg dat alle communicatie goed georganiseerd op een platform staat. Zo raken er geen mailtjes kwijt en is alles zelfs jaren later nog terug te zien. Gebruik dit platform ook om alle up-to-date documentatie op te slaan. Maak een aparte map aan voor genomen beslissingen. Het moet transparant zijn wat al vaststaat en wat nog in behandeling is.
5. Houd de documentatie up-to-date
Verwacht niet van medewerkers dat ze de documentatie er even bij doen. Het vergt werk en zorgvuldigheid om dit goed te doen. AI helpt hierbij, maar vergeet de human-in-the-loop nooit.
6. Formuleer duidelijke doelstellingen
Formuleer duidelijke doelstellingen in de stuurgroep. Het is cruciaal dat alle afdelingen en disciplines op dezelfde lijn liggen. Het belang van de organisatie als geheel moet centraal staan, maar conflicten over prioriteiten zijn te verwachten. Wees hierop voorbereid en zorg voor een mechanisme voor conflictresolutie. Maak bijvoorbeeld een procesflow over interne besluitvorming om de transparantie te garanderen.
7. Overleg regelmatig
Alle leden houden elkaar via het overlegplatform op de hoogte van hun projecten, maar gezamenlijk overleg over ieders inbreng is natuurlijk minstens zo belangrijk. Houd dit overleg op gezette tijden, zodat iedereen op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen en hier feedback op kan geven. Wees er ook van bewust dat cross-functionele governance een proces is van voortdurend aanpassen en verbeteren. Evalueer alle projecten en neem de besluitvorming zorgvuldig onder de loep.
Cross-functionele governance werkt
Met cross-functionele besluitvorming houd je elkaar scherp en presteert iedereen beter. Je bedrijf wordt flexibeler en responsiever. Zo grijp je kansen, wordt je bedrijf efficiënter en creëer je een sfeer van samenwerking en continue verbetering.
Kijk ook eens of Textmetrics je kan helpen. Met de Expert View tweaken wij de software precies zoals jij dat wil!