De overheid wil graag dat burgers hun zaken zo veel mogelijk online regelen. Het is daarom belangrijk dat mensen begrijpen wat de overheid van hen verwacht. Ook ouderen en mensen met beperkingen moeten online kunnen communiceren met de overheid. Begrijpelijke taal is daarom in alle overheidscommunicatie van groot belang.
Wat is begrijpelijke taal?
Taal is begrijpelijk als de boodschap goed overkomt. Het ambtelijke taalgebruik van overheidsinstanties is heel vaak wollig en weinig concreet. Hierdoor raken lezers verward en weten ze niet wat er van hen verwacht wordt. Taalniveau B1 voldoet het beste aan de vereisten van begrijpelijke taal: ongeveer 80 procent van de bevolking begrijpt dit taalgebruik.
Waarom leesbaarheid juist nu vergroten
Begrijpelijke taal in overheidscommunicatie is een belangrijk onderdeel van de toegankelijkheid van overheidsdiensten. Een goede toegankelijkheid is binnenkort niet langer een nice-to-have, maar juist een must-have. Op 28 juni 2025 wordt immers de EAA van kracht – de European Accessibility Act. Het niet naleven van de EAA levert dan niet alleen een boete, maar ook gezichtsverlies op voor een overheidsinstantie.
Voordelen van begrijpelijke taal voor overheidsinstanties
Begrijpelijke taal levert veel winst op. Transparant taalgebruik verhoogt het vertrouwen van de burger in de overheid, vermindert misverstanden en vergroot de burgerparticipatie. Het vermindert bovendien de administratieve last van de overheidsinstantie, omdat websitebezoekers minder vaak met vragen komen.
7 Tips & tricks voor begrijpelijke taal
Houd je aan de volgende regels voor een begrijpelijke, makkelijk leesbare tekst op taalniveau B1:
- Gebruik korte zinnen om de leesbaarheid te vergroten. Zinnen met maximaal 15 woorden zijn ideaal.
- Vermijd jargon en gebruik eenvoudige woorden. Spreek niet in raadsels, maar wees voor iedereen duidelijk.
- Gebruik verbindingswoorden. Geef het verband tussen zinnen en zinsdelen aan met woorden als ‘omdat’ en ‘maar’ om de samenhang te verduidelijken.
- Schrijf in de actieve vorm. Dus niet: ‘U wordt verzocht uw aangifte te doen’ maar: ‘De Belastingdienst verzoekt u om uw aangifte te doen’.
- Bouw de tekst logisch op. Als je een actie van de bezoeker verwacht, schrijf dan alle stappen in de juiste volgorde op.
- Zorg dat de tekst overzichtelijk is. Gebruik voldoende witruimte, bulletpoints en witruimte om de tekst makkelijk scanbaar te maken.
- Vermijd beeldspraak. Veel mensen vatten beeldspraak letterlijk op en raken daarvan in de war.
Het succes van de Belastingdienst
De Belastingdienst is al een heel eind op weg om hun teksten toegankelijker te maken voor de burger. Door begrijpelijke taal te gebruiken, helpen ze mensen om ingewikkelde belastingzaken te begrijpen. Hierdoor komen er minder vragen en klachten binnen. Om de toegankelijkheid van teksten te vergroten, krijgen medewerkers trainingen en maken ze gebruik van leesbaarheidscheckers voor het schrijven van goed leesbare teksten.
Tools om leesbaarheid te vergroten
Om te weten hoe je de leesbaarheid van je teksten verbetert, moet je ze eerst analyseren. Lees hiervoor al je teksten door en verbeter ze handmatig door de structuur aan te passen en moeilijke woorden te vervangen. Dit vergt natuurlijk veel tijd. Het is sneller, makkelijker en ook nauwkeuriger om professionele tools en software zoals die van Textmetrics te gebruiken.
Stappenplan voor het toepassen van begrijpelijke taal
Begin als overheidsinstantie snel met het optimaliseren van je communicatiestrategie, want er komt meer bij kijken dan je denkt. Een simpele richtlijn is:
- Audit van webteksten en andere communicatie
Scan je website op het taalniveau van je teksten. Een vluchtige scan is genoeg om problemen te identificeren, maar een grondige scan doe je met professionele software. - Herschrijven oude teksten
Herschrijf álle teksten op je site om je tone-of-voice consistent te houden. - Nieuwe teksten schrijven
Met de gepersonaliseerde instellingen van de Textmetrics software schrijf je elke nieuwe tekst op hetzelfde taalniveau en in dezelfde huisstijl en tone-of-voice.
Begrijpelijke taal is belangrijk. Wacht daarom niet langer en neem nu contact met Textmetrics op voor een website scan en het verbeteren van je teksten.